Krajowy System e-Faktur (KSeF) to nie tylko wyzwanie, ale również możliwość automatyzacji, która eliminuje konieczność ręcznego przepisywania faktur do systemów księgowych. 

Potwierdzenie przez Ministerstwo Finansów przesunięcia terminu obowiązkowego KSeF na 2026 rok (luty dla dużych przedsiębiorstw oraz kwiecień dla pozostałych podmiotów) daje przedsiębiorcom dodatkowy czas. Jest to doskonały moment, aby spokojnie przygotować firmę, uporządkować procesy wewnętrzne i przetestować nowe rozwiązania.

 

Należy podkreślić, że obowiązkowy KSeF obejmie transakcje B2B, czyli faktury wystawiane między firmami. Faktury dla konsumentów prywatnych (B2C) na razie pozostają poza systemem ustrukturyzowanym. 
 

Certyfikaty KSeF – bezpieczeństwo i podpis elektroniczny

Do korzystania z KSeF niezbędny jest certyfikat kwalifikowany, który potwierdza tożsamość firmy w systemie oraz umożliwia podpisywanie faktur elektronicznych i bezpieczną wymianę dokumentów z Ministerstwem Finansów.

Certyfikat jest wydawany przez dostawców zatwierdzonych przez Naukowe Centrum Certyfikacji. Proces obejmuje złożenie wniosku – online lub w placówce dostawcy – z podaniem danych firmy oraz osoby uprawnionej do podpisywania faktur. Po jego wydaniu certyfikat może zostać zaimportowany do programu księgowego lub aplikacji KSeF, co pozwala na podpisywanie faktur elektronicznych i bezpieczne przesyłanie ich do systemu MF. 


Tryby pracy w KSeF

 

• Online
 Podstawowy tryb działania – faktura wysyłana jest bezpośrednio z programu księgowego, a przedsiębiorca otrzymuje numer KSeF oraz Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO) w czasie rzeczywistym.

• Awaryjny
 W przypadku oficjalnej awarii systemu Ministerstwa Finansów faktura powinna być wystawiona w formacie zgodnym z KSeF, opatrzona kodem QR, i przekazana kontrahentowi. Po usunięciu awarii dokument należy przesłać do KSeF w ciągu 7 dni.

• Offline / Offline24
 W przypadku braku internetu, awarii sprzętu lub zaplanowanych prac serwisowych systemu fakturę należy wystawić lokalnie, również z kodem QR, i przekazać kontrahentowi. Konieczne jest wysłanie faktury do KSeF niezwłocznie po przywróceniu łączności (najpóźniej do następnego dnia roboczego). 

Jeśli w tym czasie wystąpi awaria KSeF, fakturę należy przesłać poczw ciągu 7 dni roboczych od zakończenia awarii.



Załączniki do faktur w KSeF

 

Faktura w KSeF ma ustrukturyzowany, niezmienny format, dlatego załączniki, takie jak umowy, protokoły odbioru czy specyfikacje, nie są jej integralną częścią. Dokumenty dodatkowe przechowywane są poza systemem, a kluczowe jest ich jednoznaczne powiązanie z fakturą poprzez numer KSeF.

 
 

Jak przygotować firmę do KSeF – krótka checklista


• Audyt systemowy: sprawdzenie, czy obecny program do fakturowania obsługuje integrację z KSeF.

• Zarządzanie uprawnieniami: określenie, kto w firmie może wysyłać faktury, a kto jedynie je przeglądać – istotne z punktu widzenia bezpieczeństwa i kontroli.

• Weryfikacja danych kontrahentów: potwierdzenie kompletności i poprawności bazy NIP.

• Testy: warto skorzystać z darmowej Aplikacji Podatnika KSeF, aby oswoić się z interfejsem, funkcjonalnościami systemu i strukturą dokumentów. Dane testowe są fikcyjne, co umożliwia bezpieczne zapoznawanie się z obsługą KSEF. Okres testowy jest odpowiednim momentem do zgłaszania wszelkich błędów i nieprawidłowości systemu.



Twoja księgowa nie wysyła Ci tego typu informacji? Może pora na zmianę?

Napisz do nas