Czym jest KSeF?
Krajowy System e-Faktur, wprowadzony przez ministerstwo finansów, jest rozwiązaniem umożliwiającym przedsiębiorcom wystawianie oraz odbieranie faktur elektronicznych w prosty sposób. KSeF ma stać się centralnym narzędziem do wystawiania, odbierania i archiwizacji faktur ustrukturyzowanych, co niesie za sobą koniec tradycyjnych faktur papierowych i elektronicznych w dotychczasowej formie.
Celem systemu jest uproszczenie rozliczeń, przyspieszenie obiegu dokumentów oraz uszczelnienie systemu podatkowego.
Głównym celem jest natomiast centralizacja rejestru faktur, to znaczy, dokumenty sprzedaży trafiają do jednej, centralnej bazy Ministerstwa Finansów.
Od kiedy ma obowiązywać KSeF?
Już od 1 lutego 2026 roku KSeF zaczął obowiązywać duże firmy, których sprzedaż osiągnął 200 mln zł w 2024 roku.
Następnie 1 kwietnia 2026 roku obowiązek korzystania z systemu obejmie wszystkich pozostałych podatników, zarówno czynnych, jak i zwolnionych z VAT (z wyłączeniem najmniejszych)
Dopiero od 1 stycznia 2027 roku KSeF obejmować będzie również najmniejsze firmy o miesięcznej sprzedaży nie przekraczającej 10 tys zł.
Warto pamiętać, że korzystanie z KSeF jest obowiązkowe przy odbiorze faktur zakupowych.
W jaki sposób wdrożyć KSeF? W pierwszej kolejności należy zalogować się do systemu, w przypadku spółek koniecznym jest wyznaczenie osoby, która pierwsza otrzyma dostęp oraz złożenie formularza ZAW-FA w odpowiednim urzędzie skarbowym. Natomiast jeżeli prowadzi się jednoosobową działalność wystarczy profil zaufany lub podpis kwalifikowany.
Kolejnym krokiem jest wygenerowanie certyfikatu KSeF czyli klucza do stępu do systemu. Certyfikat można utworzyć w Aplikacji Ministerstwa Finansów na stronie https://mcu.mf.gov.pl/web.
Ostatnim krokiem jest połączenie KSeF z oprogramowaniem do faktur co pozwala na pracowanie w swoim programie do fakturowania tak, jak dotychczas, a wystawiane faktury automatycznie będą trafiać do KSeF.
Kogo obowiązuje KSeF?
Zgodnie z art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT, obowiązkowi wystawiania faktur w KSeF nie dotyczy faktur wystawianych:
1. przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju;
2. przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę;
3. przez podatnika korzystającego z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 7, 7a i 9, dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach;
4. na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej;
5. w przypadku odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 106s;
6. przez podatnika korzystającego ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1.
Jak działa KSeF?
Z racji tego, że jednym z celów KSeF jest przyspieszenie obiegu dokumentów, przedsiębiorca musi jedynie wystawić fakturę w swoim programie księgowym, program ten później wysyła dokument do KSeF a system weryfikuje zgodność ze strukturą logiczną i nadaje unikalny numer identyfikacyjny. Wystawca następnie otrzymuje Urzędowe Poświadczenie odbioru po czym faktura automatycznie jest dostępna dla odbiorcy.