Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK) to powszechny program systematycznego oszczędzania tworzony wspólnie przez osoby zatrudnione, podmioty zatrudniające oraz państwo. Prowadzenie i obsługa PPK nakłada na pracodawców szereg obowiązków formalnych, finansowych oraz terminowych.
Ustawa posługuje się szerokim określeniem osoby zatrudnionej – obowiązek objęcia programem dotyczy nie tylko pracowników na umowach o pracę, ale również m.in. zleceniobiorców podlegających z tego tytułu obowiązkowym ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym.
Kiedy mikroprzedsiębiorca nie musi wdrażać PPK?
Podmiot posiadający status mikroprzedsiębiorcy (który w co najmniej jednym z dwóch ostatnich lat obrotowych zatrudniał średniorocznie mniej niż 10 pracowników oraz osiągnął roczny obrót netto nieprzekraczający równowartości 2 mln euro lub suma jego aktywów bilansu nie przekroczyła równowartości 2 mln euro) może skorzystać z ustawowego wyłączenia ze stosowania ustawy o PPK, o ile:
- wszystkie osoby zatrudnione w wieku 18–54 lata złożyły deklarację o rezygnacji z dokonywania wpłat przed terminem zawarcia umowy o zarządzanie,
- żadna z osób zatrudnionych w wieku 55–69 lat nie złożyła wniosku o zawarcie umowy o prowadzenie PPK.
Jeżeli choć jedna osoba zatrudniona w wieku 18–54 lat nie złoży deklaracji o rezygnacji z dokonywania wpłat albo osoba w wieku 55–69 lat złoży wniosek o zawarcie umowy o prowadzenie PPK, mikroprzedsiębiorca traci możliwość korzystania z tego wyłączenia i musi uruchomić program.
Dwie umowy i terminy wdrożenia
Procedura formalna wymaga podpisania dwóch odrębnych umów z wybraną instytucją finansową:
- Umowa o zarządzanie PPK: Podpisywana w porozumieniu z zakładową reprezentacją pracowników – nie później niż na 10 dni roboczych przed terminem zawarcia pierwszej umowy o prowadzenie.
- Umowa o prowadzenie PPK: Zawierana w imieniu i na rzecz osób zatrudnionych. W odniesieniu do nowej osoby zawiera się ją nie wcześniej niż po upływie 14 dni zatrudnienia i nie później niż do 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynęły 3 miesiące (90 dni) okresu zatrudnienia w danym podmiocie.
Struktura wpłat i ich ujęcie podatkowo-składkowe
Podstawę naliczenia wpłat do PPK stanowi wynagrodzenie w rozumieniu ustawy o PPK, co do zasady odpowiadające podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, z uwzględnieniem zasad określonych w tej ustawie.
|
Finansujący |
Wpłata podstawowa |
Wpłata dodatkowa |
Suma wpłat |
|
Pracodawca |
1,5% (obowiązkowa) |
do 2,5% (dobrowolna) |
max. 4,0% |
|
Osoba zatrudniona |
2,0% (obowiązkowa)* |
do 2,0% (dobrowolna) |
max. 4,0% |
*Osoba zarabiająca ze wszystkich źródeł łącznie nie więcej niż 120% minimalnego wynagrodzenia może obniżyć swoją wpłatę podstawową nawet do 0,5%.
Rozliczenie składek i podatków:
- Dla pracodawcy: Wpłaty finansowane przez pracodawcę nie są wliczane do podstawy składek na ubezpieczenia społeczne. Stanowią one koszt uzyskania przychodów (KUP) w miesiącu, za który wynagrodzenie stanowiące podstawę wpłaty jest należne, pod warunkiem terminowego przekazania wpłaty do instytucji finansowej.
- Dla pracownika: Wpłata sfinansowana przez podmiot zatrudniający stanowi dla uczestnika przychód ze stosunku pracy podlegający opodatkowaniu PIT, jednak nie jest obciążona składkami ZUS. Przychód ten powstaje w dacie faktycznego przekazania wpłaty do instytucji finansowej.
Ponowny autozapis w 2027 roku
Co 4 lata ustawodawca przewiduje mechanizm ponownego autozapisu, którego najbliższy cykl przypada na 2027 rok:
- Z dniem 1 marca 2027 r. przestają obowiązywać wszystkie deklaracje o rezygnacji z dokonywania wpłat złożone przed tą datą.
- Pracodawca ma obowiązek poinformować osoby zatrudnione, które złożyły rezygnację, o zbliżającym się wznowieniu dokonywania wpłat (zgodnie z ustawowym terminem informacyjnym przypadającym przed datą wznowienia).
- Uczestnicy w wieku 18–54 lata, którzy nadal nie chcą gromadzić środków w PPK, muszą złożyć ponowną pisemną deklarację o rezygnacji.
- Jeżeli nowa rezygnacja nie wpłynie, podmiot zatrudniający wznawia naliczanie wpłat od wynagrodzeń wypłacanych w marcu 2027 r., a ich transfer do instytucji finansowej następuje w terminie 1–15 kwietnia 2027 r.
- Zasada dla osób 55+: Osoby, które przed 1 kwietnia 2027 r. ukończą 55 lat, nie podlegają automatycznemu wznowieniu wpłat z mocy prawa – zostaną objęte autozapisem wyłącznie na swój wniosek złożony w odpowiednim terminie.
Terminy przekazywania wpłat i sankcje
Wpłaty są obliczane i pobierane w terminie wypłaty wynagrodzenia, a odprowadzane na rachunek instytucji finansowej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano wypłaty.
Ustawa przewiduje dwie kategorie sankcji:
- Kara grzywny do 1,5% funduszu wynagrodzeń: Grozi podmiotowi zatrudniającemu m.in. za niezawarcie w terminie umowy o zarządzanie PPK oraz za nakłanianie osoby zatrudnionej do rezygnacji z uczestnictwa w programie.
- Grzywna od 1 000 zł do 1 000 000 zł: Dotyczy osób odpowiedzialnych m.in. za niezawarcie umowy o prowadzenie PPK w ustawowym terminie, niedokonywanie lub nieterminowe dokonywanie wpłat, a także nieprowadzenie wymaganej dokumentacji programu.
Praktyczny przykład rozliczenia PPK
Pan Piotr (wiek 32 lata) jest zatrudniony na umowę o pracę z wynagrodzeniem stanowiącym podstawę wpłat w wysokości 7 000 zł. Podlega standardowym wpłatom podstawowym (pracownik 2%, pracodawca 1,5%). Wynagrodzenie za dany miesiąc wypłacane jest ostatniego dnia tego samego miesiąca.
- Wpłata osoby zatrudnionej (2%):
7000 zł x 2% = 140 zł
Kwota ta jest finansowana przez pracownika i pobierana z jego wynagrodzenia.
- Wpłata pracodawcy (1,5%):
7000 zł x 1,5% = 105 zł
Kwota ta jest finansowana w całości przez firmę i nie podlega oskładkowaniu ZUS.
- Wpływ na PIT:
Kwota 105 zł sfinansowana przez pracodawcę stanowi przychód pracownika. Przychód ten powstaje w momencie przekazania wpłaty do instytucji finansowej. Jeżeli w danym miesiącu wpłata zostanie przekazana do instytucji finansowej i pracownik podlega opodatkowaniu według stawki 12%, dodatkowy przychód w wysokości 105 zł odpowiada 12,60 zł podatku od tego składnika przed uwzględnieniem pozostałych elementów kalkulacji zaliczki.
- Ujęcie w kosztach firmy (KUP):
Firma zaliczy kwotę 105 zł do kosztów uzyskania przychodów w miesiącu, za który wynagrodzenie stanowiące podstawę wpłaty jest należne, pod warunkiem przekazania środków na rachunek instytucji finansowej w terminie do 15. dnia kolejnego miesiąca.