Jeśli chcesz rozliczyć podróż służbową, ale nie wiesz jak ją udokumentować tak, aby stała się kosztem w działalności – koniecznie przeczytaj ten artykuł. Podpowiadamy w nim, jak udokumentować podróż służbową tak, aby stała się kosztem w działalności. 

 

Jakie wydatki podróży służbowej przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów?

Są 3 kategorie wydatków dotyczących wyjazdów, które osoba prowadząca działalność może ująć w koszty:
 
1. Noclegi – które muszą być udokumentowane fakturą. Niestety, z takiego kosztu nie ma możliwości rozliczenia podatku VAT – cała kwota faktury zostanie ujęta do podatku dochodowego.
 
2. Przejazdy – w zależności od rodzaju środka transportu rozróżniamy:
 
– pociąg/samolot – podstawą księgowania jest faktura, a w razie podróży zagranicznej bilet.
 
– samochód wprowadzony do działalności – można udokumentować fakturami lub paragonem. Najczęściej są to wydatki takie jak paliwo, parking czy przejazdy autostradą.
 
3. Diety – wydatki ponoszone przez przedsiębiorcę na zakup wyżywienia, nie mogą bezpośrednio stanowić kosztu w działalności, ponieważ mają charakter osobisty. Ustawodawca te wydatki zastąpił dietami, których rozliczenie różni się w zależności czy jest to podróż krajowa czy zagraniczna.
 

 

Jak rozliczyć dietę po podróży krajowej? 

Dieta w czasie podróży krajowej jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i wynosi 45,00 zł za dobę podróży. Należności z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia wyjazdu do powrotu.

1. Jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:

– mniej niż 8 godzin – dieta nie przysługuje,

– od 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety,

– ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.

2. Jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:

–  do 8 godzin – przysługuje 50% diety,

– ponad 8 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.

 

Jak określić czas podróży zagranicznej?

 

Dieta w czasie podróży zagranicznej jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki. Aby ustalić wysokość diety, najpierw należy określić czas trwania podróży, który jest uzależniony od rodzaju środka komunikacji. Czas podróży liczony jest:

1. Lądowej – od chwili przekroczenia granicy państwowej w drodze za granicę do chwili jej przekroczenia w drodze powrotnej do kraju.

2. Lotniczej  – od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju.

3. Morskiej – od chwili wyjścia statku lub promu z ostatniego portu polskiego do chwili wejścia statku w drodze powrotnej do pierwszego portu polskiego.


 

 Jak rozliczyć dietę po podróży zagranicznej?

 

Dieta przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży zagranicznej. Oznacza to, że wysokość diety za dobę podróży zagranicznej w poszczególnych państwach jest określona w załączniku do rozporządzenia. Za każdą dobę podróży zagranicznej przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną dobę podróży zagranicznej:

– do 8 godzin – przysługuje 1/3 diety,

– ponad 8 do 12 godzin – przysługuje 50%diety,

– ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.


Podróże służbowe mogą być korzystnym rozwiązaniem dla przedsiębiorców, którzy chcą rozwijać swoją działalność i nawiązać nowe kontakty lub zwiększyć efektywność pracy. Generują jednak koszty i warto wiedzieć, jak je rozliczyć.

 
 

Twoja Księgowa nie wysyła Ci tego typu informacji? Może pora na zmianę?

 

Napisz do nas