Faktury korygujące to jedne z najczęściej wystawianych dokumentów księgowych. W praktyce jednak często sprawiają trudności – zarówno pod względem formalnym, jak i rozliczeniowym.

Kiedy trzeba wystawić fakturę korygującą?

Termin wystawienia korekty

W praktyce najczęściej spotykane błędy to:

– brak wskazania przyczyny korekty (to element obowiązkowy)

– wystawienie korekty zamiast anulowania faktury, gdy transakcja nie doszła do skutku

– próba wystawienia korekty przez nabywcę (korektę wystawia wyłącznie sprzedawca)

Korekta in minus i in plus – czym się różnią?  

To kluczowe rozróżnienie, ponieważ wpływa na sposób rozliczenia.

Korekta in minus (zmniejszająca podstawę opodatkowania)

Dotyczy sytuacji takich jak:

– zwrot towaru

– udzielenie rabatu

– obniżka ceny

– zawyżenie kwoty na fakturze

Od 1 lutego 2026 r., w związku z obowiązkowym KSeF, rozliczanie takich korekt jest prostsze. System automatycznie potwierdza doręczenie faktury korygującej, więc nie trzeba już zbierać dodatkowej dokumentacji od nabywcy.

Korekta in plus (zwiększająca podstawę opodatkowania)

Dotyczy np.:

– podwyższenia ceny

– wcześniejszego zaniżenia ceny

– zastosowania zbyt niskiej stawki VAT

W VAT korektę in plus ujmuje się w okresie, w którym powstała przyczyna zwiększenia podstawy opodatkowania. Nie jest wymagane potwierdzenie odbioru przez nabywcę.

– likwidację not korygujących

– brak możliwości poprawiania błędów przez nabywcę

– obowiązek korygowania faktur wyłącznie przez sprzedawcę

– automatyczne potwierdzenie odbioru faktury korygującej

– konieczność wystawiania korekt w KSeF, jeśli faktura pierwotna została tam wystawiona

Twoja księgowa nie wysyła Ci tego typu informacji? Może pora na zmianę?

Napisz do nas

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to nie tylko wyzwanie, ale również możliwość automatyzacji, która eliminuje konieczność ręcznego przepisywania faktur do systemów księgowych. 

Potwierdzenie przez Ministerstwo Finansów przesunięcia terminu obowiązkowego KSeF na 2026 rok (luty dla dużych przedsiębiorstw oraz kwiecień dla pozostałych podmiotów) daje przedsiębiorcom dodatkowy czas. Jest to doskonały moment, aby spokojnie przygotować firmę, uporządkować procesy wewnętrzne i przetestować nowe rozwiązania.

Certyfikaty KSeF – bezpieczeństwo i podpis elektroniczny

Faktura w KSeF ma ustrukturyzowany, niezmienny format, dlatego załączniki, takie jak umowy, protokoły odbioru czy specyfikacje, nie są jej integralną częścią. Dokumenty dodatkowe przechowywane są poza systemem, a kluczowe jest ich jednoznaczne powiązanie z fakturą poprzez numer KSeF.

Jak przygotować firmę do KSeF – krótka checklista

• Audyt systemowy: sprawdzenie, czy obecny program do fakturowania obsługuje integrację z KSeF.

• Zarządzanie uprawnieniami: określenie, kto w firmie może wysyłać faktury, a kto jedynie je przeglądać – istotne z punktu widzenia bezpieczeństwa i kontroli.

• Weryfikacja danych kontrahentów: potwierdzenie kompletności i poprawności bazy NIP.

• Testy: warto skorzystać z darmowej Aplikacji Podatnika KSeF, aby oswoić się z interfejsem, funkcjonalnościami systemu i strukturą dokumentów. Dane testowe są fikcyjne, co umożliwia bezpieczne zapoznawanie się z obsługą KSEF. Okres testowy jest odpowiednim momentem do zgłaszania wszelkich błędów i nieprawidłowości systemu.

Twoja księgowa nie wysyła Ci tego typu informacji? Może pora na zmianę?

Napisz do nas

A gdyby tak nie musieć płacić składek ZUS od wynagrodzenia osoby, która reprezentuje Twoją firmę? Niemożliwe? A może jednak.

Podstawą jest konkretna decyzja: ZUS Oddział w Lublinie nr 958/2025 z 21 października 2025 r. DI/200000/43/958/2025.

Jednoosobowa działalność i potrzeba wsparcia

Za wykonywanie obowiązków miała otrzymywać wynagrodzenie w wysokości 2 500 zł miesięcznie.

Przedsiębiorca zapytał ZUS, czy w takiej sytuacji powstaje obowiązek opłacania składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne od wynagrodzenia pełnomocnika.

ZUS powołał się na art. 6 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, który zawiera zamknięty katalog osób podlegających obowiązkowym ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym. Katalog ten obejmuje również osoby objęte ubezpieczeniem chorobowym i wypadkowym.

Kluczowe jest tu pojęcie katalogu zamkniętego. Oznacza to, że nie można go interpretować rozszerzająco. Jeśli dana funkcja nie została w nim wymieniona – nie powstaje obowiązek ubezpieczeniowy.

W ustawie nie wskazano osoby pełniącej funkcję pełnomocnika, którego jedyną podstawą działania jest udzielone pełnomocnictwo.

Dodatkowo przedsiębiorca zaznaczył, że nie zawrze z córką żadnej umowy cywilnoprawnej, na przykład umowy zlecenia.

W efekcie ZUS uznał, że w opisanym stanie faktycznym wynagrodzenie pełnomocnika nie podlega obowiązkowi opłacania składek na ubezpieczenia społeczne.

Co ze składką zdrowotną? 

ZUS wskazał, że nie ma kompetencji do rozstrzygania w zakresie ubezpieczenia zdrowotnego, co wynika z art. 83d ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

W praktyce jednak, przy braku tytułu do ubezpieczeń społecznych i braku umowy cywilnoprawnej, w tak skonstruowanym modelu często nie powstaje również obowiązek składki zdrowotnej.

Co to oznacza dla przedsiębiorców? 

To nie jest uniwersalny sposób na „obejście” systemu. Każdy przypadek wymaga analizy konkretnego stanu faktycznego.

Kluczowe warunki to:

• działanie wyłącznie na podstawie pełnomocnictwa

• brak umowy o pracę

• brak umowy zlecenia lub innej umowy cywilnoprawnej

• brak wykonywania czynności zarobkowych typowych dla stosunku pracy

Ta interpretacja pokazuje jednak jedno – czasem największe możliwości wynikają nie z kreatywnej konstrukcji, ale z literalnego brzmienia przepisów.

Jeśli prowadzisz JDG i zastanawiasz się nad bezpiecznym modelem wsparcia reprezentacyjnego w firmie, warto przeanalizować ten kierunek bardzo dokładnie

Twoja księgowa nie wysyła Ci tego typu informacji? Może pora na zmianę?

Napisz do nas

Czym jest KSeF?

Krajowy System e-Faktur, wprowadzony przez ministerstwo finansów, jest rozwiązaniem umożliwiającym przedsiębiorcom wystawianie oraz odbieranie faktur elektronicznych w prosty sposób. KSeF ma stać się centralnym narzędziem do wystawiania, odbierania i archiwizacji faktur ustrukturyzowanych, co niesie za sobą koniec tradycyjnych faktur papierowych i elektronicznych w dotychczasowej formie.

Celem systemu jest uproszczenie rozliczeń, przyspieszenie obiegu dokumentów oraz uszczelnienie systemu podatkowego.
Głównym celem jest natomiast centralizacja rejestru faktur, to znaczy, dokumenty sprzedaży trafiają do jednej, centralnej bazy Ministerstwa Finansów.

Od kiedy ma obowiązywać KSeF?

Kolejnym krokiem jest wygenerowanie certyfikatu KSeF czyli klucza do stępu do systemu. Certyfikat można utworzyć w Aplikacji Ministerstwa Finansów na stronie https://mcu.mf.gov.pl/web.

Ostatnim krokiem jest połączenie KSeF z oprogramowaniem do faktur co pozwala na pracowanie w swoim programie do fakturowania tak, jak dotychczas, a wystawiane faktury automatycznie będą trafiać do KSeF.

Zgodnie z art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT, obowiązkowi wystawiania faktur w KSeF nie dotyczy faktur wystawianych:

1. przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju;

2. przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę;

3. przez podatnika korzystającego z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 7, 7a i 9, dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach;

4. na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej;

5. w przypadku odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 106s;

6. przez podatnika korzystającego ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1.

Jak działa KSeF?

Z racji tego, że jednym z celów KSeF jest przyspieszenie obiegu dokumentów, przedsiębiorca musi jedynie wystawić fakturę w swoim programie księgowym, program ten później wysyła dokument do KSeF a system weryfikuje zgodność ze strukturą logiczną i nadaje unikalny numer identyfikacyjny. Wystawca następnie otrzymuje Urzędowe Poświadczenie odbioru po czym faktura automatycznie jest dostępna dla odbiorcy.

Twoja księgowa nie wysyła Ci tego typu informacji? Może pora na zmianę?

Napisz do nas