Zastanawiasz się nad zmianą biura rachunkowego? Nie wiesz jakie dokumenty potrzebuje nowe biuro? Wszystkie odpowiedzi znajdziesz w poniższym artykule.
Żeby zmienić biuro rachunkowe, najpierw konieczne jest wypowiedzenie umowy z biurem księgowym, z którego rezygnujemy.
Sprawdź, jak długi jest okres wypowiedzenia. Jeśli okres wypowiedzenia jest długi, będziesz mieć wystarczająco dużo czasu, by znaleźć nowe biuro.
Dane jakich będzie potrzebowało nowe biuro m.in. do sporządzenia umowy oraz wypełnienia pełnomocnictwa UPL to:
Numer Nip, Adres siedziby, Imię i nazwisko przedsiębiorcy oraz jego pesel, numer seria dowodu, numer telefonu i mail do kontaktu, dane osoby upoważnionej do wglądu w dokumenty księgowe jeśli taka jest.
Dokumentacja przekazywana do nowego biura :
– wydruki z KPiR z całego okresu rozliczanego przez poprzednie biuro rachunkowe,
– PIT-5 z bieżącego roku,
– deklaracje podatkowe (np. VAT-7, VAT-7K),
– struktury JPK wraz potwierdzeniem wysyłki,
– rejestry VAT zakupów i sprzedaży,
– wszelkie ewidencje: środków trwałych,
– deklaracje rozliczeniowe ZUS,
– dokumentację związaną z kadrami i płacami (jeśli jest),
– potwierdzenia zapłaty należności publiczno-prawnych,
– umowy kredytowe, umowy leasingu,
Kiedy warto zmienić biuro rachunkowe?
Najlepszym czasem na zmianę biura rachunkowego jest koniec roku podatkowego…, ale oczywiście można zmienić biuro w trakcie trwania roku.
Kiedy warto rozważyć zmianę biura rachunkowego?
– Dokumenty nie są dostępne od ręki
Aby uzyskać dostęp do dokumentów musisz kontaktować się z biurem rachunkowym dzwoniąc, pisząc wiadomości lub osobiście udać się do biura. To kosztuje Cię sporo czasu, a niejednokrotnie musisz dodatkowo czekać na potrzebne dokumenty, bo księgowy nie może przygotować ich od ręki.
Taki brak stałego dostępu do dokumentów firmy negatywnie odbija się na organizację pracy oraz płynność finansową firmy utrudniając bieżące monitorowanie budżetu. Wpływa również niekorzystnie na rozwój działalności przedłużając procedury bankowe czy urzędowe. Nie wspominając o załatwianiu spraw wymagających przedłożenia dokumentów firmowych np. z partnerami biznesowymi.
– Ze strony Twojego obecnego biura rachunkowego nie czujesz już wsparcia merytorycznego.
Kontakt z biurem jest utrudniony, księgowy nie odbiera telefonów, nie odpisuje długo na wiadomości lub nie udziela odpowiedzi na zadane pytania. Co gorsza odpowiedzi, które w końcu udaje Ci się uzyskać nie są konkretne i/lub zgodne z aktualnym stanem prawnym.
Księgowy lakonicznie lub w biegu udziela odpowiedzi na Twoje pytania nie wyczerpując tematu. Zdarza się, że nie otrzymujesz informacji o nowych możliwościach optymalizacji podatkowej lub istotne informacje podatkowe otrzymujesz po terminie.
– Dokumenty firmowe znikają w niewyjaśnionych okolicznościach
Skrupulatnie dostarczasz wszystkie dokumenty do biura, a następnie okazuje się, że część z nich nie została zaksięgowana i/lub zniknęła. Księgowy twierdzi, że nie otrzymał dokumentów lub często znajduje zaginioną fakturę w dokumentach innej firmy.
Taki brak profesjonalizmu kosztuje Cię sporo nerwów, lub czasu spędzonego na załatwianiu kopi zgubionych dokumentów. Dodatkowo niejednokrotnie obawiałeś się poważnych problemów wynikających z braku prawidłowego zaksięgowania faktur.
– Jeżeli biuro przyjmuje tylko dokumenty w formie papierowej
Praktycznie wszystkie dokumenty można już wysyłać w formie elektronicznej. Jeśli jednak księgowy prosi o przekazywanie dokumentów w formie papierowej, co zmusza do jeżdżenia do siedziby biura rachunkowego, warto zastanowić się nad zmianą.
– Nierzetelne prowadzenia rachunków
Jeśli masz nawet najmniejsze podejrzenia w tym zakresie, koniecznie zleć audyt (sprawdzenie) rozliczeń, a jeśli okaże się, że są prowadzone błędnie, zmień biuro rachunkowe. Pamiętaj, że zawsze to ty jako przedsiębiorca odpowiadasz za poprawność rozliczeń. Polisa OC biura rachunkowego pozwala jedynie uzyskać odszkodowanie w przypadku błędów.
Pamiętaj aby po zmianie biura zaktualizować dane w CEIDG
Zmieniając biuro rachunkowe, warto też określić bardzo dokładnie zakres odpowiedzialności nowego biura. Chodzi tu przede wszystkim o odpowiedzialność za przejęcie ksiąg rachunkowych.
Jeśli zmieniamy biuro rachunkowe w ciągu roku podatkowego, dobrze jest też w umowie zawrzeć zapisy o tym, w jaki sposób będą przenoszone dane, a także jak będą składane korekty rozliczeń za poprzednie okresy. Nowe biuro zwykle musi i tak przeliczyć jeszcze raz wszystkie deklaracje od początku roku, by poprawnie naliczać je w kolejnych miesiącach.
Chcesz wiedzieć więcej? Napisz do nas
Napisz do nas
