Krajowy System e-Faktur (KSeF) to system informatyczny, który umożliwia wystawianie, przechowywanie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych, które są zgodne ze standardem określonym przez Ministerstwo Finansów.
Wprowadzenie takiego systemu komputerowego ma na celu scentralizowanie procesu rejestracji faktur w obrocie gospodarczym. Dzięki niemu oprogramowania księgowe będą miały możliwość odbierania faktur wystawionych w czasie rzeczywistym, co ma usprawnić pracę zarówno przedsiębiorcom, jak i księgowym.
Jak korzystać z KSeF?
Aby przystąpić do KSeF, przedsiębiorca musi zarejestrować się w systemie i złożyć odpowiedni wniosek (konieczne jest posiadanie bezpiecznego podpisu elektronicznego, kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, podpisu zaufanego lub wygenerowanego specjalnie przez KSeF tokena, który umożliwi logowanie do systemu).
Jak wystawiać faktury w KSeF?
Faktury w KSeF wystawiamy w formacie XML za pomocą zintegrowanego oprogramowania finansowo-księgowego. System KSeF sprawdza, czy dokument jest zgodny z określonym standardem i nadaje mu unikalny numer. Wystawca otrzymuje urzędowe poświadczenie odbioru (UPO).
Jakie są korzyści z korzystania z KSeF?
Korzystanie z KSeF może przynieść przedsiębiorcom wiele korzyści, m.in.:
–uproszczenie i usprawnienie procesu wystawiania faktur – faktury są wystawiane automatycznie, co eliminuje ryzyko popełnienia błędów,
–ułatwienie kontroli przez organy podatkowe – faktury są przechowywane w centralnym systemie, co ułatwia ich weryfikację.
–możliwość korzystania z nowych funkcjonalności – KSeF umożliwia m.in. wystawianie faktur cyklicznych, faktur korygujących i faktur dotyczących usług ciągłych,
–skrócenie czasu oczekiwania na zwrot podatku z 60 do 40 dni.
Co oznacza przesunięcie terminu wdrożenia KSeF?
KSeF jest obecnie dostępny dobrowolnie dla podmiotów, które chcą go wdrożyć w swojej strukturze firmowej.
Od 1 lipca 2024 r. system miał stać się obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców, którzy rozliczają się VAT.
19 stycznia 2024 r. Minister Finansów Andrzej Domański poinformował, że w systemie zostały zdiagnozowane błędy, które uniemożliwiły wprowadzenie obligatoryjnego KSeF w zakładanym terminie. Została podjęta decyzja, aby przeprowadzić zewnętrzny audyt informatyczny, który ma na celu wykrycie i późniejsze skorygowanie wszystkich nieprawidłowości.
Przesunięcie terminu wdrożenia KSeF oznacza, że przedsiębiorcy mają więcej czasu na przygotowanie się do korzystania z systemu m. in.:
–wybranie oprogramowania do obsługi KSeF,
–wyrobienie niezbędnego podpisu elektronicznego lub podpisu zaufanego.
Ministerstwo Finansów deklaruje, że nowy termin wdrożenia KSeF zostanie podany do publicznej wiadomości wkrótce.
Jeśli Twoja Księgowa nie informuje Cię o tego typu informacjach, zastanów się nad zmianą 🙂
