Telefon jest jednym z podstawowych narzędzi pracy w każdej firmie. Przedsiębiorcy często zastanawiają się, czy wydatki na jego zakup oraz rachunki za abonament i rozmowy mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu. Fiskus w swoich interpretacjach potwierdza, że jest to możliwe – ale pod pewnymi warunkami.
Dziś trudno sobie wyobrazić prowadzenie działalności bez telefonu. Kontakt z klientami, kontrahentami, dostawcami, a także korzystanie z Internetu – wszystko to sprawia, że telefon nie jest luksusem, a koniecznością. Na szczęście Urząd Skarbowy nie ma nic przeciwko wliczaniu takich wydatków w koszty firmowe.
Telefon w kosztach firmy – jak to zrobić?
Jeśli telefon służy wyłącznie działalności gospodarczej, przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu zarówno jego zakup, jak i bieżące opłaty. Kluczowe jest jednak odpowiednie udokumentowanie wydatków oraz ich rzeczywiste przeznaczenie na potrzeby firmy.
Przedsiębiorca ma kilka opcji rozliczenia kosztów telefonu:
Zakup telefonu – jeśli wartość urządzenia nie przekracza 10 000 zł, można zaliczyć go bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów lub jednorazowo zamortyzować. W przypadku droższych modeli konieczne będzie wpisanie go do ewidencji środków trwałych i stopniowa amortyzacja.
Abonament i rozmowy – rachunki za abonament oraz opłaty za rozmowy i Internet firmowy mogą być w całości uznane za koszt uzyskania przychodu, o ile telefon służy działalności gospodarczej.
Telefon służbowy i prywatny – jeśli przedsiębiorca korzysta z jednego urządzenia zarówno do celów firmowych, jak i prywatnych, konieczne może być ustalenie proporcji wydatków i uwzględnienie w kosztach tylko części związanej z działalnością.
Co mówią interpretacje podatkowe?
Przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą uzyskał korzystną interpretację podatkową dotyczącą telefonu służbowego (interpretacja nr 0115-KDIT3.4011.425.2024.2.KP z dnia 28 czerwca 2024 r.).
Fiskus potwierdził, że jeśli telefon jest niezbędny do wykonywania działalności, jego zakup oraz koszty użytkowania mogą zostać w pełni zaliczone do kosztów firmowych.
Dodatkowo, przedsiębiorca ma prawo do odliczenia pełnego VAT-u od zakupu telefonu i wydatków eksploatacyjnych, pod warunkiem że urządzenie jest wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej.