Proces zatrudnienia pracownika na umowę o pracę w pewnym uproszczeniu sprowadzić można do 6 kroków:
1. Rekrutacja
2. Badania medycyny pracy
3. Umowa o pracę
4. Szkolenie BHP
5. Założenie akt osobowych
6. Zgłoszenie do ZUS
Krok 1 – Rekrutacja
Zatrudnienie pracownika poprzedzone musi być ustaleniem kwestii zasadniczych tj. stanowiska pracy, zakresu obowiązków, wymaganych kwalifikacji i uprawień, formy zatrudnienia (rodzaj umowy, wymiar etatu) i wysokości wynagrodzenia.
W trakcie rekrutacji należy mieć na uwadze, że art. 221 kodeksu pracy jasno określa jakich danych mamy prawo żądać od kandydata do pracy:
1. imię (imiona) i nazwisko
2) datę urodzenia (na tym etapie nie wolno prosić o podanie numeru pesel)
3) dane kontaktowe wskazane przez taką osobę;
4) wykształcenie;
5) kwalifikacje zawodowe;
6) przebieg dotychczasowego zatrudnienia.
Pozyskiwanie informacji wykraczających poza ten zamknięty katalog dotyczące np. stanu cywilnego, faktu posiadania dzieci czy ewentualnych planów rodzicielskich jest niezgodne z prawem.
W momencie zatrudnienia kandydat zmienia status na pracownika i zakres informacji jakie na jego temat możemy zgodnie z prawem przetwarzać znacząco się rozszerza, chociażby o wspomniany wyżej pesel, stan rodzinny czy niepełnosprawność.
Krok 2 – Badania medycyny pracy
Wyłonionego kandydata do pracy kierujemy na badania wstępne do lekarza medycyny pracy . Badania medycyny pracy zawsze finansuje pracodawca.
Pracownik otrzymuje od pracodawcy skierowanie na badania w dwóch egzemplarzach (jeden dla lekarza drugi dla niego samego). Kopię skierowania pracodawca przechowuje w aktach osobowych wraz z późniejszym orzeczeniem lekarskim.
Skierowanie określa na jakie stanowisko zatrudniania będzie dana osoba i z jakimi czynnikami szkodliwymi będzie miała styczność.
Katalog czynników szkodliwych i ich natężenia na danym stanowisku określone powinny zostać we współpracy ze specjalistą z zakresu BHP.
Traktowane czasem jako uciążliwy obowiązek, badania medycyny pracy spełniają ważną rolę w nawiązywanym stosunku pracy. Przede wszystkim stanowią realizację wymogów prawa które nie zezwala na dopuszczenie pracownika do pracy bez aktualnych badań.
Pracodawcy dają pewność, że dana osoba może wykonywać określone czynności (np. czy może pracować na wysokości, nie ma alergii na substancje z którymi miałaby styczność, nie cierpi na schorzenia wykluczające pracę danego typu) a to stanowi bezpośrednie przełożenie na bezpieczeństwo pracy i zmniejszenie liczby wypadków zakładzie pracy.
Badania wykonywane w ramach medycyny pracy stanowić będą dokumentację medyczną w oparciu o którą przyznawane są w razie potrzeby świadczenia chorobowe i rentowe.
Orzeczenia lekarskie będą brane pod uwagę w toku postępowania powypadkowego w miejscu pracy i przy roszczeniach z tytułu choroby zawodowej.
Krok 3 – Umowa o pracę
W momencie gdy pracownik posiada zdolność do pracy potwierdzoną orzeczeniem lekarskim może nastąpić podpisanie umowy o pracę. Umowa musi zostać podpisana najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy.
Umowy zawierać mogą różne ustalenia, ale poniższe informacje muszą zawierać zawsze:
– dane stron zawierających umowę
– rodzaj umowy (umowa na okres próbny, określony lub nieokreślony)
– stanowisko, miejsce i czas pracy
– wysokość wynagrodzenia
– termin rozpoczęcia pracy
Krok 4 – BHP
Przed dopuszczeniem do pracy odbyć się musi szkolenie BHP – instruktaż ogólny i stanowiskowy. Instruktaż ogólny przeprowadza osoba z uprawieniami do szkoleń z tego zakresu. Instruktaż stanowiskowy przeprowadza bezpośredni przełożony pracownika.
Podpisana karta szkolenia BHP musi znaleźć się w aktach osobowych pracownika.
Krok 5 – Założenie akt osobowych
Założenie i prowadzenie akt osobowych to obowiązek pracodawcy. Akta osobowe składają się z części A, B, C,D i E których zawartość regulują odpowiednie przepisy.
Krok 6 – Zgłoszenie do ZUS
Ostatnim istotnym obowiązkiem w momencie zatrudniania pracownika jest dokonanie zgłoszenie do ubezpieczeń pracownika.
Na zgłoszenie pracownika pracodawca ma 7 dni od dnia zatrudnienia.