krajowy system e-faktur

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to nie tylko wyzwanie, ale również możliwość automatyzacji, która eliminuje konieczność ręcznego przepisywania faktur do systemów księgowych.

Potwierdzenie przez Ministerstwo Finansów przesunięcia terminu obowiązkowego KSeF na 2026 rok (luty dla dużych przedsiębiorstw oraz kwiecień dla pozostałych podmiotów) daje przedsiębiorcom dodatkowy czas. Jest to doskonały moment, aby spokojnie przygotować firmę, uporządkować procesy wewnętrzne i przetestować nowe rozwiązania.

Należy podkreślić, że obowiązkowy KSeF obejmie transakcje B2B, czyli faktury wystawiane między firmami. Faktury dla konsumentów prywatnych (B2C) na razie pozostają poza systemem ustrukturyzowanym.

Certyfikaty KSeF – bezpieczeństwo i podpis elektroniczny

Do korzystania z KSeF niezbędny jest certyfikat kwalifikowany, który potwierdza tożsamość firmy w systemie oraz umożliwia podpisywanie faktur elektronicznych i bezpieczną wymianę dokumentów z Ministerstwem Finansów.

Certyfikat jest wydawany przez dostawców zatwierdzonych przez Naukowe Centrum Certyfikacji. Proces obejmuje złożenie wniosku – online lub w placówce dostawcy – z podaniem danych firmy oraz osoby uprawnionej do podpisywania faktur. Po jego wydaniu certyfikat może zostać zaimportowany do programu księgowego lub aplikacji KSeF, co pozwala na podpisywanie faktur elektronicznych i bezpieczne przesyłanie ich do systemu MF.

Tryby pracy w KSeF

• Online

Podstawowy tryb działania – faktura wysyłana jest bezpośrednio z programu księgowego, a przedsiębiorca otrzymuje numer KSeF oraz Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO) w czasie rzeczywistym.

• Awaryjny

W przypadku oficjalnej awarii systemu Ministerstwa Finansów faktura powinna być wystawiona w formacie zgodnym z KSeF, opatrzona kodem QR, i przekazana kontrahentowi. Po usunięciu awarii dokument należy przesłać do KSeF w ciągu 7 dni.

• Offline / Offline24

W przypadku braku internetu, awarii sprzętu lub zaplanowanych prac serwisowych systemu fakturę należy wystawić lokalnie, również z kodem QR, i przekazać kontrahentowi. Konieczne jest wysłanie faktury do KSeF niezwłocznie po przywróceniu łączności (najpóźniej do następnego dnia roboczego).

Jeśli w tym czasie wystąpi awaria KSeF, fakturę należy przesłać poczw ciągu 7 dni roboczych od zakończenia awarii.

Załączniki do faktur w KSeF

Faktura w KSeF ma ustrukturyzowany, niezmienny format, dlatego załączniki, takie jak umowy, protokoły odbioru czy specyfikacje, nie są jej integralną częścią. Dokumenty dodatkowe przechowywane są poza systemem, a kluczowe jest ich jednoznaczne powiązanie z fakturą poprzez numer KSeF.

Jak przygotować firmę do KSeF – krótka checklista

• Audyt systemowy: sprawdzenie, czy obecny program do fakturowania obsługuje integrację z KSeF.

• Zarządzanie uprawnieniami: określenie, kto w firmie może wysyłać faktury, a kto jedynie je przeglądać – istotne z punktu widzenia bezpieczeństwa i kontroli.

• Weryfikacja danych kontrahentów: potwierdzenie kompletności i poprawności bazy NIP.

• Testy: warto skorzystać z darmowej Aplikacji Podatnika KSeF, aby oswoić się z interfejsem, funkcjonalnościami systemu i strukturą dokumentów. Dane testowe są fikcyjne, co umożliwia bezpieczne zapoznawanie się z obsługą KSEF. Okres testowy jest odpowiednim momentem do zgłaszania wszelkich błędów i nieprawidłowości systemu.

Źródło: https://ksef.podatki.gov.pl/

Twoja księgowa nie wysyła Ci tego typu informacji? Może pora na zmianę?

Napisz do nas

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to system informatyczny, który umożliwia wystawianie, przechowywanie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych, które są zgodne ze standardem określonym przez Ministerstwo Finansów.

Wprowadzenie takiego systemu komputerowego ma na celu scentralizowanie procesu rejestracji faktur w obrocie gospodarczym. Dzięki niemu oprogramowania księgowe będą miały możliwość odbierania faktur wystawionych w czasie rzeczywistym, co ma usprawnić pracę zarówno przedsiębiorcom, jak i księgowym.

Jak korzystać z KSeF?

Aby przystąpić do KSeF, przedsiębiorca musi zarejestrować się w systemie i złożyć odpowiedni wniosek (konieczne jest posiadanie bezpiecznego podpisu elektronicznego, kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, podpisu zaufanego lub wygenerowanego specjalnie przez KSeF tokena, który umożliwi logowanie do systemu).

Jak wystawiać faktury w KSeF?

Faktury w KSeF wystawiamy w formacie XML za pomocą zintegrowanego oprogramowania finansowo-księgowego. System KSeF sprawdza, czy dokument jest zgodny z określonym standardem i nadaje mu unikalny numer. Wystawca otrzymuje urzędowe poświadczenie odbioru (UPO).

Jakie są korzyści z korzystania z KSeF?

Korzystanie z KSeF może przynieść przedsiębiorcom wiele korzyści, m.in.:

– uproszczenie i usprawnienie procesu wystawiania faktur – faktury są wystawiane automatycznie, co eliminuje ryzyko popełnienia błędów,

– ułatwienie kontroli przez organy podatkowe – faktury są przechowywane w centralnym systemie, co ułatwia ich weryfikację.

– możliwość korzystania z nowych funkcjonalności – KSeF umożliwia m.in. wystawianie faktur cyklicznych, faktur korygujących i faktur dotyczących usług ciągłych,

– skrócenie czasu oczekiwania na zwrot podatku z 60 do 40 dni.

Co oznacza przesunięcie terminu wdrożenia KSeF?

KSeF jest obecnie dostępny dobrowolnie dla podmiotów, które chcą go wdrożyć w swojej strukturze firmowej.

Od 1 lipca 2024 r. system miał stać się obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców, którzy rozliczają się VAT.

19 stycznia 2024 r. Minister Finansów Andrzej Domański poinformował, że w systemie zostały zdiagnozowane błędy, które uniemożliwiły wprowadzenie obligatoryjnego KSeF w zakładanym terminie. Została podjęta decyzja, aby przeprowadzić zewnętrzny audyt informatyczny, który ma na celu wykrycie i późniejsze skorygowanie wszystkich nieprawidłowości.

Przesunięcie terminu wdrożenia KSeF oznacza, że przedsiębiorcy mają więcej czasu na przygotowanie się do korzystania z systemu m. in.:

– wybranie oprogramowania do obsługi KSeF,

– wyrobienie niezbędnego podpisu elektronicznego lub podpisu zaufanego.

Ministerstwo Finansów deklaruje, że nowy termin wdrożenia KSeF zostanie podany do publicznej wiadomości wkrótce.

Jeśli Twoja Księgowa nie informuje Cię o tego typu informacjach, zastanów się nad zmianą 🙂