ksef

Co to jest KSeF?

Jest to platforma, która umożliwia wystawianie, odbieranie i przechowywanie faktur elektronicznie, czyli tzw. E-faktury. System ten będzie służył do dokumentowania w formie cyfrowej wszystkich transakcji gospodarczych.

Trzy kamienie milowe wprowadzenia systemu w życie:

• od 1 lutego 2026 r. – dla firm z obrotem powyżej 200 mln zł

• od 1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych przedsiębiorców

• od 1 stycznia 2027 r. – dla najmniejszych działalności gospodarczych (pojedyncza faktura do 450 zł i wartość sprzedaży do 10 tys. zł miesięcznie)

Jednak przed wprowadzeniem systemu w 2026 roku Ministerstwo zapowiedziało udostępnienie nowej wersji systemu i możliwość przetestowania go przed oficjalną premierą.

Na poniższej grafice znajdują się dokładne daty i informacje na ten temat:

Resort przychylił się do uwag i pomysłów strony społecznej, które były zgłoszone na konsultacjach. Dzięki temu od początku obowiązywania KSeF, do końca 2026 roku:

– Za błędne fakturowanie za pośrednictwem nowego systemu nie zostaną nałożone kary,

– Nadal będzie można wystawiać faktury z kas rejestrujących

– W płatnościach za e-faktury nie będzie obowiązku podawania numeru KSeF

Dodatkowo kolejnym usprawnieniem dla przedsiębiorców, będzie bezterminowe wprowadzenie „Offline24”. Dzięki temu rozwiązaniu, w dogodny sposób będzie można wystawić i wydać fakturę podmiotom zagranicznym lub tym, które nie posługują się numerem NIP. Przy słabej jakości sieci transmisyjnej, to rozwiązanie pomoże wyeliminować obawy w związku z wydłużonym czasem oczekiwania na wystawienie faktury w nowym systemie.

Jakie są korzyści dla przedsiębiorców z KSeF?

– Szybszy zwrot podatku vat z 60 dni do 40

– Brak obowiązku wysłania faktur do urzędu podczas kontroli

– Brak konieczności archiwizacji dokumentów

– Większa transparentność obrotu i bezpieczeństwo

– Zmniejszone ryzyko błędów i oszustw

Twoja Księgowa nie wysyła Ci tego typu informacji? Może pora na zmianę?

Napisz do nas

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to system informatyczny, który umożliwia wystawianie, przechowywanie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych, które są zgodne ze standardem określonym przez Ministerstwo Finansów.

Wprowadzenie takiego systemu komputerowego ma na celu scentralizowanie procesu rejestracji faktur w obrocie gospodarczym. Dzięki niemu oprogramowania księgowe będą miały możliwość odbierania faktur wystawionych w czasie rzeczywistym, co ma usprawnić pracę zarówno przedsiębiorcom, jak i księgowym.

Jak korzystać z KSeF?

Aby przystąpić do KSeF, przedsiębiorca musi zarejestrować się w systemie i złożyć odpowiedni wniosek (konieczne jest posiadanie bezpiecznego podpisu elektronicznego, kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, podpisu zaufanego lub wygenerowanego specjalnie przez KSeF tokena, który umożliwi logowanie do systemu).

Jak wystawiać faktury w KSeF?

Faktury w KSeF wystawiamy w formacie XML za pomocą zintegrowanego oprogramowania finansowo-księgowego. System KSeF sprawdza, czy dokument jest zgodny z określonym standardem i nadaje mu unikalny numer. Wystawca otrzymuje urzędowe poświadczenie odbioru (UPO).

Jakie są korzyści z korzystania z KSeF?

Korzystanie z KSeF może przynieść przedsiębiorcom wiele korzyści, m.in.:

– uproszczenie i usprawnienie procesu wystawiania faktur – faktury są wystawiane automatycznie, co eliminuje ryzyko popełnienia błędów,

– ułatwienie kontroli przez organy podatkowe – faktury są przechowywane w centralnym systemie, co ułatwia ich weryfikację.

– możliwość korzystania z nowych funkcjonalności – KSeF umożliwia m.in. wystawianie faktur cyklicznych, faktur korygujących i faktur dotyczących usług ciągłych,

– skrócenie czasu oczekiwania na zwrot podatku z 60 do 40 dni.

Co oznacza przesunięcie terminu wdrożenia KSeF?

KSeF jest obecnie dostępny dobrowolnie dla podmiotów, które chcą go wdrożyć w swojej strukturze firmowej.

Od 1 lipca 2024 r. system miał stać się obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców, którzy rozliczają się VAT.

19 stycznia 2024 r. Minister Finansów Andrzej Domański poinformował, że w systemie zostały zdiagnozowane błędy, które uniemożliwiły wprowadzenie obligatoryjnego KSeF w zakładanym terminie. Została podjęta decyzja, aby przeprowadzić zewnętrzny audyt informatyczny, który ma na celu wykrycie i późniejsze skorygowanie wszystkich nieprawidłowości.

Przesunięcie terminu wdrożenia KSeF oznacza, że przedsiębiorcy mają więcej czasu na przygotowanie się do korzystania z systemu m. in.:

– wybranie oprogramowania do obsługi KSeF,

– wyrobienie niezbędnego podpisu elektronicznego lub podpisu zaufanego.

Ministerstwo Finansów deklaruje, że nowy termin wdrożenia KSeF zostanie podany do publicznej wiadomości wkrótce.

Jeśli Twoja Księgowa nie informuje Cię o tego typu informacjach, zastanów się nad zmianą 🙂