Krajowy System e-Faktur (KSeF) to nie tylko wyzwanie, ale również możliwość automatyzacji, która eliminuje konieczność ręcznego przepisywania faktur do systemów księgowych. 

Potwierdzenie przez Ministerstwo Finansów przesunięcia terminu obowiązkowego KSeF na 2026 rok (luty dla dużych przedsiębiorstw oraz kwiecień dla pozostałych podmiotów) daje przedsiębiorcom dodatkowy czas. Jest to doskonały moment, aby spokojnie przygotować firmę, uporządkować procesy wewnętrzne i przetestować nowe rozwiązania.

Certyfikaty KSeF – bezpieczeństwo i podpis elektroniczny

Faktura w KSeF ma ustrukturyzowany, niezmienny format, dlatego załączniki, takie jak umowy, protokoły odbioru czy specyfikacje, nie są jej integralną częścią. Dokumenty dodatkowe przechowywane są poza systemem, a kluczowe jest ich jednoznaczne powiązanie z fakturą poprzez numer KSeF.

Jak przygotować firmę do KSeF – krótka checklista

• Audyt systemowy: sprawdzenie, czy obecny program do fakturowania obsługuje integrację z KSeF.

• Zarządzanie uprawnieniami: określenie, kto w firmie może wysyłać faktury, a kto jedynie je przeglądać – istotne z punktu widzenia bezpieczeństwa i kontroli.

• Weryfikacja danych kontrahentów: potwierdzenie kompletności i poprawności bazy NIP.

• Testy: warto skorzystać z darmowej Aplikacji Podatnika KSeF, aby oswoić się z interfejsem, funkcjonalnościami systemu i strukturą dokumentów. Dane testowe są fikcyjne, co umożliwia bezpieczne zapoznawanie się z obsługą KSEF. Okres testowy jest odpowiednim momentem do zgłaszania wszelkich błędów i nieprawidłowości systemu.

Twoja księgowa nie wysyła Ci tego typu informacji? Może pora na zmianę?

Napisz do nas

Czym jest KSeF?

Krajowy System e-Faktur, wprowadzony przez ministerstwo finansów, jest rozwiązaniem umożliwiającym przedsiębiorcom wystawianie oraz odbieranie faktur elektronicznych w prosty sposób. KSeF ma stać się centralnym narzędziem do wystawiania, odbierania i archiwizacji faktur ustrukturyzowanych, co niesie za sobą koniec tradycyjnych faktur papierowych i elektronicznych w dotychczasowej formie.

Celem systemu jest uproszczenie rozliczeń, przyspieszenie obiegu dokumentów oraz uszczelnienie systemu podatkowego.
Głównym celem jest natomiast centralizacja rejestru faktur, to znaczy, dokumenty sprzedaży trafiają do jednej, centralnej bazy Ministerstwa Finansów.

Od kiedy ma obowiązywać KSeF?

Kolejnym krokiem jest wygenerowanie certyfikatu KSeF czyli klucza do stępu do systemu. Certyfikat można utworzyć w Aplikacji Ministerstwa Finansów na stronie https://mcu.mf.gov.pl/web.

Ostatnim krokiem jest połączenie KSeF z oprogramowaniem do faktur co pozwala na pracowanie w swoim programie do fakturowania tak, jak dotychczas, a wystawiane faktury automatycznie będą trafiać do KSeF.

Zgodnie z art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT, obowiązkowi wystawiania faktur w KSeF nie dotyczy faktur wystawianych:

1. przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju;

2. przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę;

3. przez podatnika korzystającego z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 7, 7a i 9, dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach;

4. na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej;

5. w przypadku odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 106s;

6. przez podatnika korzystającego ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1.

Jak działa KSeF?

Z racji tego, że jednym z celów KSeF jest przyspieszenie obiegu dokumentów, przedsiębiorca musi jedynie wystawić fakturę w swoim programie księgowym, program ten później wysyła dokument do KSeF a system weryfikuje zgodność ze strukturą logiczną i nadaje unikalny numer identyfikacyjny. Wystawca następnie otrzymuje Urzędowe Poświadczenie odbioru po czym faktura automatycznie jest dostępna dla odbiorcy.

Twoja księgowa nie wysyła Ci tego typu informacji? Może pora na zmianę?

Napisz do nas