Od kilku lat temperatury w okresie letnim bywają coraz to wyższe. Praca w wysokich temperaturach może znacząco wpłynąć na wydajność pracy każdej osoby w przedsiębiorstwie. Gorąc i duchota w pomieszczeniu zmniejsza możliwość koncentracji, skupie a tym samym obniża efektywność naszej pracy.
Coraz częściej przedsiębiorcy decydują się na zakup i montaż klimatyzacji w biurach, lokalach czy innych miejscach pracy.
Jak jednak patrzy na to Urząd Skarbowy? Czy można zaliczyć taki wydatek w koszty działalności?
Poniżej omówię kilka sytuacji związanych z takim zakupem. Przede wszystkim by wydatek, czyli zakup, mógł zostać kosztem podatkowym muszą zostać spełnione pewne warunki.
Z definicji KUP (koszt uzyskania przychodów) jasno wynika, że musi być to koszt, którego dążeniem jest uzyskanie przychodu, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów. Oznacza to, że koszty, które zostały poniesione w innym celu, nie mogą stanowić kosztów podatkowych.
Dodatkowo, w ustawie o PIT, istnieje katalog (zbiór) kosztów, które bez względu na celowość, nie mogą być uznane za koszty obniżające podstawę obliczenia podatku. Katalog ten jest przedstawiony w art. 23 ust. 1 ustawy o PIT.
Zakup klimatyzacji nie jest w nim bezpośrednio zawarty. Czy to jednoznacznie oznacza, że zakup klimatyzacji zmniejszy nam podatek do zapłaty? I tutaj dochodzimy do pierwszych wniosków:
Zakup klimatyzacji pod pewnymi warunkami może być uznany za koszt podatkowy. Kupując klimatyzację wyłącznie dla swojego komfortu nie możemy przedstawić takiej faktury do księgowości w celu rozliczenia. Jeśli jednak uzasadnimy zakup takiego sprzętu niemożnością pracy przez brak skupienia, sennością i tym samym spadkiem produktywności to już jest to realna i wiarygodna przesłanka by taka faktura obniżyła podatki do zapłaty.
Dodatkowo, planując taki wydatek, warto mieć świadomość jak może on zostać rozliczony w naszej księgowości i w jakim okresie zmniejszy zobowiązania podatkowe. Dla uproszczenia zakładam, że nie jest ona trwale zintegrowana z budynkiem oraz że w każdej chwili, bez uszkodzeń dla urządzenia i budynku, można ją zdemontować. Nie jest środkiem trwałym.
Posiadając własne biuro/lokal sprawa jest prosta – faktura za zakup klimatyzacji może zostać w 100% zaksięgowana do kosztów podatkowych w dacie wystawienia faktury.
Prowadząc działalność w wynajętym obiekcie trzeba o zgodę na montaż zapytać właściciela budynku. Ważna jest też wartość zakupu.
Jeśli wartość klimatyzacji, wraz z usługą montażu, przekroczy 10 000 zł przedsiębiorca może zaliczyć w koszty zakup klimatyzacji ale już sklasyfikowaną jako inwestycję w obcym środku trwałym w ramach comiesięcznych odpisów amortyzacyjnych.
By zaksięgować jednorazowo zakup i montaż klimatyzatora, wydatek taki nie może przekroczyć 10000 zł netto dla czynnych podatników VAT. Prowadząc działalność „bez VATu” kwota graniczna to 10000zł brutto.
Wielu przedsiębiorców prowadzi jednak swoje firmy w wydzielonej części mieszkania by uniknąć dodatkowych opłat za najem. Co w tym przypadku?
W dobie obecnych upałów, Urzędy Skarbowe raczej nie podważają zaliczenia zakupu klimatyzacji w koszty działalności. Ważna jest oczywiście celowość i związek z działalnością. Trzeba również wziąć pod uwagę miejsce montażu klimatyzacji. Zamontowanie klimatyzatora poza miejscem naszej pracy będzie budzić wątpliwości urzędnika.
Umieszczenie jednak urządzenia w wyznaczonym pokoju na biuro będzie stanowiło realną przesłankę do zaksięgowania faktury w koszty. Bywa jednak, że podatnik nie ma możliwości wydzielenia osobnego pokoju i wszystkie czynności prowadzi w przeznaczonej ku temu części np. salonu czy sypialni. W tym przypadku warto rozważyć czy aby na pewno mamy prawo do rozliczenia całej faktury czy tylko jej części- wedle współczynnika (proporcjonalnie do wykorzystywania części do pracy).
Przepisy podatkowe nie definiują tego jednoznacznie stąd trzeba postąpić racjonalnie. Pamiętajmy jednak, że wyłącznie indywidualna interpretacja chroni podatnika w pełni przed konsekwencjami karno- skarbowymi.
Twoja Księgowa nie wysyła Ci tego typu informacji? Może pora na zmianę?
Napisz do nas
