Wielu przedsiębiorców zastanawia się, czy mogą zaliczyć wakacje do kosztów prowadzenia działalności. Wakacji jako wypoczynku przedsiębiorcy oczywiście nie możemy uwzględnić w kosztach prowadzenia działalności.
Zakupu wczasów nie można rozliczyć w kosztach firmowych, bo jest to wydatek o charakterze osobistym. Można jednak połączyć urlop z zagranicznym szkoleniem i wtedy potraktować taki wydatek jako koszt uzyskania przychodu.
Koszty przedsiębiorstwa obejmują jedynie wydatki bezpośrednio lub pośrednio związane z prowadzoną działalnością, takie jak zakup materiałów do produkcji, wynagrodzenia pracowników, leasingi, opłaty za media czy czynsz za wynajem lokalu. Natomiast wydatki o charakterze osobistym, takie jak zakup polisy na życie właściciela firmy, nie kwalifikują się jako koszty uzyskania przychodów.
W przypadku zakupu wczasów dla właściciela firmy lub pracowników istnieje możliwość uwzględnienia poniesionych kosztów w kosztach podatkowych. Warunkiem jest powiązanie usługi turystycznej z tematycznym szkoleniem. Przykładowo, organizując szkolenie w ciepłym kraju, można je połączyć z wypoczynkiem, korzystając z ofert firm szkoleniowych. Takie przedsięwzięcia często zapewniają uczestnikom duży margines czasu wolnego, organizując również atrakcje wakacyjne.
Szkolenie to nie może być dodatkiem do wyjazdu. wyjazd musi być zorganizowany dla szkolenia. W sytuacji gdy szkolenie trwa 4/5 godzin jednego dnia z 14 dniowego wyjazdu niezasadnym pozostaje zaliczenie wyjazdu w koszta.
Jednakże ważne jest zaznaczenie, że nie wszystkie szkolenia mogą być zaliczone do kosztów podatkowych. Konieczne jest wykazanie związku tematu szkolenia z prowadzoną działalnością gospodarczą. Na przykład, trudno byłoby udowodnić, że szkolenie z serfowania jest istotne dla biura rachunkowego i przyczyni się do zwiększenia przychodów firmy. W takim przypadku tylko szkolenia związane z określoną dziedziną podatkową mogą być uznane za koszty podatkowe.
Mając na uwadze wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego (sygn. I SA/Wr 1590/97), należy pamiętać o dokładnym dokumentowaniu przebiegu szkolenia, to po naszej stronie jest obowiązek udowodnienia przed Urzędem skarbowym a czasem bywa i w sądzie zasadności naszego stanowiska.
Jedzenie na wyjeździe szkoleniowym ? W świetle ustawy o PIT przedsiębiorca nie może uwzględnić bezpośrednio w kosztach wydatków związanych z wyżywieniem, nawet posiadając odpowiednie dowody księgowe. Jak wynika z art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o PIT, do kosztów uzyskania przychodu nie zalicza się: wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących – w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom, określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra. Co oznacza, że dieta jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia podczas wyjazdu służbowego przedsiębiorcy. Wynika to bezpośrednio z zapisów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.
Oznacza to, że koszt wyżywienia może zostać ujęty jedynie w postaci diet, w kwocie zryczałtowanej, nie wyższej niż wysokość diet przysługujących pracownikom (45 zł w przypadku podróży krajowej).
Wydatek musi być celowy i racjonalny
Uznanie danego wydatku za koszt uzyskania przychodów jest możliwe tylko wtedy, gdy z prawidłowo i rzetelnie udokumentowanych zdarzeń wynika ponad wszelką wątpliwość, że jest to wydatek celowy i racjonalnie uzasadniony. Podatnik zobowiązany jest więc wykazać nie tylko fakt poniesienia danego wydatku, ale także jego celowość i racjonalność. Przy ustalaniu kosztów uzyskania przychodów, nie można uznać za koszt wydatków, których charakter budzi wątpliwości.
W tym miejscu należy zauważyć, iż ustawodawca nie definiuje, co należy rozumieć pod pojęciami: „w celu” osiągnięcia przychodu, jak i „zachowanie” lub „zabezpieczenie” źródła przychodów.
Zgodnie z definicjami zawartymi w Słowniku języka polskiego PWN, pojęcie:
a. „celowość” oznacza: „przydatność do jakichś potrzeb”, „świadome zmierzanie do celu”, „taki przebieg zjawisk, zdarzeń, działań ludzkich, jakby w swym rozwoju zmierzały one do określonego celu”,
b. „zabezpieczyć” oznacza: „zapewnienie ochrony przed czymś niebezpiecznym lub szkodliwym”, „uczynienie bezpiecznym”, „zapewnienie utrzymania czegoś w dotychczasowym stanie”, „zapewnienie komuś środków do życia”, „zapewnienie zaspokojenia roszczenia lub wykonanie kary”, natomiast
c. „zachować” oznacza: „pozostać w posiadaniu czegoś”, „dochować coś w niezmienionym stanie mimo upływu czasu lub niesprzyjających okoliczności”, „uchronić przed zapomnieniem”.
Można więc przyjąć, iż koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów to takie koszty, które są poniesione w trakcie dążenia do uzyskania przychodów. Określony cel musi być widoczny w momencie ponoszenia kosztu. Ponadto poniesione koszty winny omawiany cel realizować lub co najmniej zakładać jego realność. Koszty poniesione na zachowanie źródła przychodu to takie koszty, które poniesione zostały, aby przychody z danego źródła przychodów w dalszym ciągu występowały w nienaruszonym stanie oraz aby takie źródło w ogóle dalej istniało. Natomiast jako zabezpieczenie źródła przychodów powinno się przyjmować koszty poniesione na ochronienie istniejącego źródła przychodów, w taki sposób, aby to źródło funkcjonowało w bezpieczny sposób.
Zapytacie, co z VAT?
.Podatnik nie ma prawa do odliczenia podatku naliczonego w odniesieniu do nabywanych usług noclegowych i gastronomicznych, co wynika z art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT.
Jeśli Twoja Księgowa nie informuje Cię o tego typu informacjach, zastanów się nad zmianą 🙂
